來源： 中國采購與招標網 發布時間：2017-12-08
不少招標人或招標代理機構針對投標人所提出的“詢問”、“異議”、“質疑”等，時常想當然的以“回函”或“回復”等名義回應，而不是以法律法規明確規定的“答復”方式以規范應對，這在一定程度上會影響其自身的形象。
1答復的情形
根據《招標投標法》和《招標投標法實施條例 》第22條1、第44條2、第54條3等規定，結合行業的實際操作，同時，為了更好掌握和區分答復的類型，筆者在下文進行了簡單的提煉和總結。
第一，根據被答復人提起“詢問”、“異議”、“質疑”等所依據的對象不同，可大致區分為，“資格預審文件”，“招標文件”，“開標”及“評標結果”等；
第二，根據招標投標活動展開的各自然階段，可區分為發布“招標文件”或“資格預審文件”階段，招標投標過程，開標，評標結果等四個階段；
第三，根據被答復人提起的類型，可區分為“詢問”，“異議”，“質疑”等。
總之，無論被答復人在哪個階段，針對什么內容，采取何種方式提起“詢問”，或“異議”，或“質疑”的，作為招標人或招標代理機構應根據法律法規的明確規定，采取統一的“答復”方式，不應采取除“答復”以外的其他方式。
注意：
第22條1：潛在投標人或者其他利害關系人對資格預審文件有異議的，應當在提交資格預審申請文件截止時間2日前提出；對招標文件有異議的，應當在投標截止時間10日前提出。招標人應當自收到異議之日起3日內作出答復；作出答復前，應當暫停招標投標活動。
第44條2：招標人應當按照招標文件規定的時間、地點開標。 投標人少于3個的，不得開標；招標人應當重新招標。投標人對開標有異議的，應當在開標現場提出，招標人應當當場作出答復，并制作記錄。
第54條3：依法必須進行招標的項目，招標人應當自收到評標報告之日起3日內公示中標候選人，公示期不得少于3日。投標人或者其他利害關系人對依法必須進行招標的項目的評標結果有異議的，應當在中標候選人公示期間提出。招標人應當自收到異議之日起3日內作出答復；作出答復前，應當暫停招標投標活動。
2答復的要點
（一）美化形式
俗話說，人靠衣裝。公司往來的文書也不例外。對于答復文書的形式，建議不妨采取以下嘗試：
第一，設計出體現公司形象氣質、富有文化底蘊且美觀藝術的封面。答復是否有必要設計封面？法律法規并沒有作出統一要求，但答復人可根據公司的具體發展戰略和計劃，結合公司的文化建設及規范需要可視情況酌定。
第二，設計出相對簡約、美觀且大氣的Word電子格式模板。對于此模板，需答復人根據實際需要進行考量。
比如，有無必要體現公司的一些價值信息，諸如公司名稱，logo，聯系方式等是否有必要在頁眉、頁腳等地方體現，同時在文稿的正文中有無必要體現公司Logo的暗紋等等。
當然，具體是否每次答復都采用此電子模板，得根據實際情況，比如，如果涉及招標人和招標代理機構共同答復時，便沒有必要，若一旦單方使用己方的文檔模塊，可能弄巧成拙，適得其反。
第三，對答復文書的版式、內容需做出統一的要求,對此，建議多借鑒國家機關公文的格式標準。針對某些較為特殊或更莊重的文書時，可以根據實情適當進行微調。
第五，文本形成后，需注意細節處理。比如，如果涉及最后一頁只有少許文字，尤其只有公司名稱和答復時間的落款在該頁時，最好通過整體排版調整加以處理。對于這種特殊情形，最好靈活處理，凸顯整體的視覺效果。
總之，建議公司要么設計出較為固定的電子文檔模板，或對文書的格式要求作出統一標準。這樣的話，在公司對外出具文書時，自然可以避免因員工的個體差異導致文書的五花八門、亂象叢生，影響了公司形象。
（二）醇化內容
內容是答復的關鍵，筆者認為，在答復內容的錘煉方面需要做到：
第一，先吃透、弄懂“詢問”、“異議”、“質疑”的中心思想，內在精神，便于答復時做到心中有數，有的放矢。不少公司在答復時，存在答非所問，牛頭不對馬嘴的情形，這就是“磨刀”功夫不夠，從而貽誤了“砍柴”之工。
第二，答復不是簡單對“詢問”、“異議”、“質疑”文件的自然行文邏輯和內容一一回應。不少“詢問”、“異議”、“質疑”文書也存在前言不搭后語，沒有突出主題，亦沒有層次感，有的甚至是廢話一堆。面對“詢問”、“異議”、“質疑”文書，沒有必要機械的一一回應，需跳開其邏輯和行文次序，總結、提煉其中心意思，進行針對性答復。
第三，針對有些“詢問”、“異議”、“質疑”文書，需要答復人需反復揣摩“詢問”、“異議”、“質疑”文書的內在邏輯和孰輕孰重的次第順序，便于答復時，找準著力點進行有力反擊。
第四，全盤梳理，理析思路，精準過濾，巧妙應對。姑且不論“詢問”、“異議”、“質疑”文書的動機和目的，單就行文內容來看，有的可以忽略不計，有的需要迂回處理，有的需要果斷針鋒相對回絕。當然，具體到“詢問”、“異議”、“質疑”文書時，則需要一事一議，斟酌處理。
第五，針對文件的編制，盡可能嚴謹不留破綻，事實描述盡量還原客觀事實，引用法規條文一定要精準完整，不能張冠李戴，牽強附會。
總之，行文內容需要囿于合法合理合情三個層面，做到有理有節有據，加以理性匡扶就好。
3必須邏輯
第一，對于“詢問”、“異議”、“質疑”文書，是否都一律按部就班的答復，比如對于超過法規規定時間提出的“詢問”、“異議”、“質疑”仍需答復嗎？個人覺得，需根據具體情況進行診斷把握，不可一概而論。
第二，答復的整體布局需要清晰明了，行文的主次輕重要分明，不能一味附和著“詢問”、“異議”、“質疑”文書的內容“東一榔頭，西一棒”。
第三，段與段之間，句子與句子之間定要層次分明，邏輯清晰。
第四，遣詞造句，錘煉措辭，開門見山，簡練清晰表達就好。
總之，“答復”大有學問，不是三言兩語能說得清，道得明。“答復”需要熟悉法規，了然行業，反復錘煉，才能言之有物，述之有據。